文档全生命周期管理，降低成本提高效率

murillo

随着技术的进步与经济环境的发展，信息化成为了每个企业必须的进程，但信息化程度提高，也让电子文件的数目呈指数型增加。企业中每一个员工每天都会在工作中产生大量的文件。

  对于企业来说,文档是一种非常重要的资料和信息,包括企业的建设、发展、核心机密、知识技术、客户资料等。文档是过去的历史记录，是企业生产经营的唯一线索。
  文档管理是企业管理的重要组成部分。
  伊登DMS文档知识中台，实现文档全生命周期管理，实现降低成本提升效率。

  文件生命周期理论将文件从创建到销毁分为创建、办理、归档、保管和销毁五个阶段。
1、 创建阶段
  在这个阶段，文件被创建并被赋予一定的属性，如文件名、文件类型、文件大小、创建时间等。
  在进行文件创建工作时，伊登DMS就提供了文档模板，无论是合同、公文还是管理通知，都会提供相应的模板，还能通过模板社区建立起企业的个性化文档规范。还在文档内容制作上使用智能AI生成内容，比如ChatGPT/文心一言，减少花费在文档制作上的时间。最后的文档的命名上也存在规范，让文档的后期查找工作大大的简化，也能让文档形成一个完整的脉络。
  伊登DMS设置敏感字系统，在文档创建时就使用敏感字检测，保证文档安全，不涉及敏感内容。
2、 办理阶段
  文件被用于业务活动或工作流程中。这个阶段是文件使用最频繁的阶段，因此也是文件管理中最关键的阶段之一。
  在工作流程中，如何实现团队统一与高效合作是降低时间与人力成本的关键方法。伊登DMS使用三库的方式进行管理，包括个人库、团队库、企业库。其中团队库中可以在进行团队合作时使用专用文档库，实现团队内文档的统一也节省了花费在文档统一上的开会时间，文档的版本管理也能看见团队成员对文件的操作记录，还能追溯之前的版本。文档的在线编辑与文档协作功能既节省了文档不断复制传递的时间。伊登DMS的分发与分享还能便捷移动与外地办公人员，拥有权限的情况下登录系统就能取得文档，文件的分享还能限制受分享的人员对文档的操作。
3、 归档阶段
  归档以便于后续的检索和利用。归档的目的是为了将文件保留在组织中，以便在未来需要时能够快速地获取。
  在系统中，在完成一项团队工作后，可以将文档经审核后归档入企业文档库，成为企业的资产，形成企业知识库。归档命名设置规范便于查找，还能进行系统内搜索，查找所需的文档。
4、 保管阶段
  保管的目的是确保文件在存储过程中不会受到损坏、丢失或泄露等风险。
  伊登DMS系统部署专用服务器，除通过系统的内外网摆渡访问，其他方法无法访问服务器内容。
5、 销毁阶段
  当文件不再需要时，需要将其销毁。销毁的目的是确保文件不会对组织带来任何风险，如泄露敏感信息、引发法律纠纷等。
  伊登DMS在进行归档审查时也能对系统进行销毁，如果要完全销毁文件，需要使用管理员账号在系统中进行二次删除，避免文件误删。

成都伊登软件技术有限公司

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