职场经验——混乱的电脑文件,死慢的工作效率,焦灼的心

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作者: opgozabeiyuu | 时间: 2022-6-23 22:34:17 | 搞笑|
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发表于 2022-6-23 22:34:17| 显示全部楼层 |阅读模式
ID:内审师修行与实战(shenjizhishi)
有时,当看到别人一打开电脑,电脑桌面上就是满屏满屏的文件,有word、有excel、有ppt,有图片,有CAD,甚至还有txt文件,密密麻麻的!
感觉就像一大片蛆虫在大便里挤挤攘攘、卷曲扭动着,只看着就膈应的慌,真想一锤子把他电脑给砸了。
混乱的电脑文件
昨天,刚好就碰到一位奇葩事儿,把耐性十足的我,差点给整崩溃了。
物业公司财务部门的一哥们儿,姓申,平时我都叫他小申,虽然不见得比我小,这货财务出身,负责编制和上报物业公司的收入类管理报表,也包括我正要找的一套内部管理的分析报表。
这货长得有点脸歪眼斜,但绝不难看,又有一副搞怪性格,看起来不太适当做财务,可能是因为财务岗都被女同胞们霸占了吧,偶尔冒出一位男同胞,还是很受欢迎的。
审计事项紧急,我就直接上门,找他要一些资料,重点是一份分析报表(不常用)。
刚在这货电脑前坐下,就觉得浑身就不得劲,不停地滋生出焦灼的情绪!
本来审计事项很紧急,我心里就急躁;
加上从集团跑到物业办公室,需要经过近1000米的阳光大道,得冒着40多度的高温,踩着70多度混凝土地面,才能过去。
等到小申办公室,热汗还没下去,就看到这货电脑桌上铺满了密密麻麻的文件。
一股想用砖头砸屎坑的欲望油然而升!
不过,为了找资料,我忍!

这效率?
这货在电脑里找那个报表,因为是一个季度上报一次,也不是十分重要的报表,不常用也就不好找,小申先在F盘找,再到E盘找,最后在桌面上找。
找来找去,10多分钟了,愣是没找着!
我就让他搜名字,一搜才发现,更他妈的不知道哪个是了。
就一个文件名,硬生生搜索出200多个文件,好吧,打开一个,不是,再打开一个,还不是。
最后,这货看我着急就解释说:“哥,别急,别急,让我想想!”
“我能不急吗?这都过去快20分钟了,同一个文件名,大小一样的文件,你C盘有、D盘也有、E盘和F盘又有?”
我真想骂这货,“你它娘的真是人才,你怎么能找到哪个盘是最终版的?”
我再忍!
在旁边同事的提醒下,这货终于找到了E盘里的一个文件夹里的文件夹里的文件夹的文件夹...,终于找到了一套资料。
好吧,终于有那个报表的名字了,看着文件更新时间好像也是这个月更新的。

命名的艺术
点开后,真能看出这货还挺艺术,一个文件,更新一次留一个版本,一个版本一个名字。
起不同的名字是为了分辨哪个是最终版本,关键的问题是,这一个文件夹里不止这一个文件,还有一堆不知道是啥玩意的文件。
最终,挑挑捡捡,终于将同一个文件给挑出来了,大家可以欣赏下:
《关于XX汇总分析表》
《关于XX汇总分析表-终版》
《关于XX汇总分析表-最终版》
《关于XX汇总分析表-最终终版》
《关于XX汇总分析表-最最终终版》
《关于XX汇总分析表-最最终终极版》
《关于XX汇总分析表-吐血终极版》
《关于XX汇总分析表-汗血终级版》
我直接就怼这货:“是不是还有尿血终级版?,还有最最尿血终级版?”
这货没听出讽刺,反而咧嘴一笑:“这个文件没有,其他的文件有!”
“靠!你小子真是个人才!”
“嘿嘿!”这货居然不好意思笑了,旁边的同事大姐更是调笑地说:“小申的电脑里真的就像猪窝,平时发给他的东西,一会儿就找不到了!更别说让他找东西了!”
“这么说,我还是幸运的,没花一个小时就找到东西了?”我当然没感到幸运!
“咯咯!”办公室几位女士还真就夸我幸运起来。

无语
找个文件,花了快50分钟,这他妈的效率,心焦!
打开看看吧,一打开,我更想骂娘了。
因为那文件数据都他妈是错的,还是之前的版本。
这时,小申不好意思地劝我“哥,没着急!我再找找”
看着这货也急头怪脑地,来回翻找,一个文件夹一个文件夹地点开,我也只能无语了,毕竟人家也是尽心在找。
皇天不负有心人,当我受不了准备走时,这货终于找到了。
妈的,最终版的文件放在一堆同学照片的文件夹里。
文件名字赫然写着《XX汇总表-血汗终终级极版》,名字和之前的不一样,能搜出来才怪。
总算是找到了,前前后后花了一个多小时!
换做是我的电脑,我做的文件,30秒用不了就能找到,真不知道这货平时是怎么工作的?效率在哪呢?哎!
不说这货,作为审计人员,还是建议大家,好好整理整理自己的电脑,养成好习惯。

几条文件管理小建议
1.电脑桌面上不放文件,只放文件夹,即便出现临时文件,也要随手剪切到文件夹内;
2.电脑桌面上只放文件夹的快捷方式,将工作所用的文件夹依据内容需要分别设置在E盘和F盘;C和D盘尽量不放工作文件,C盘是程序盘,不放东西,D盘用于安装各类程序。
3.将审计常用的基本资料和辅助,单独设置一个文件夹,在里面分设文件夹,比如:底稿模板、报告模板、工作计划、公司制度等等;
4.将每一个审计事项设置一个文件夹,然后归类到一个大的文件内;不同审计事项的文件夹名字尽量含带时间,比如给文件夹命名:20220622关于集团公司5月份招待费的审计,这样,我们查找文件时,有时间痕迹可寻。
5.同一审计事项文件夹里的内容,按不同内容分类:大文件夹内只包括审计底稿(excel)和审计报告(word),其他的审计证据或过程文件,全部做成文件夹,文件夹可以按来源人名或部门名字分类,也可以按内容分类,总之,以“好找”为标准。
6.不同的版本的审计报告,按序号排列,更新一次就留一个版本,比如:《01关于集团公司2022年上半年采购事项的审计报告》;
如果更新一次,不要删除原版本,也不要在原版本上修改,直接复制一个然后在文件名上改成《02关于集团公司2022年上半年采购事项的审计报告》。
这样做的好处,可以保留任务历史版本,随时查阅删减信息,同时不怕找不到最终版本的报告。
有人说,我按时间修改版本名字?
也不是不行,只是有时候,同一天要修订好几次,有时是多人参与修订,还是按序号排列,保留的信息更全面一些。

劝君养成好习惯
最后建议大家,经常给电脑清理垃圾和杀毒,毕竟,电脑也是需要经常洗澡的!
经常整理整理电脑,就像在家里收拾衣服一样,不要求你整理得井井有条,起码不能全把衣服堆在地上吧?
想像一下,如果小申的电脑是一个人,应该会长什么样?
那人必定头顶生疮,脚下流脓,浑身脏泥,蚊蝇满身,人见了都得掩鼻而走,真想不通小申是如何工作的?
离开了物业财务室,走到火辣辣的太阳底下和滚烫的混凝土地面上,我居然能感觉到:身心一片清凉和宁静!
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